如何通過展會策劃降低成本
一。圖形、文獻、促銷產品和運輸
這次展覽是最吸引人的。永遠都是。但還有其他營銷和運營任務需要完成，如文學、促銷產品和航運。所有這些事情，如果提前完成，將為你節省大量的金錢，減輕你的焦慮。我們傾向于在最后期限前工作。如果我們能在最后期限前做好呢？例如，你的供應商可能會給你7-10天的生產和交貨期，無論是贈品還是印刷小冊子。但是，7-10天假設一切按計劃進行。不會的。不要等到最后一分鐘。計劃地面運輸與夜間運輸，并假設它們在運輸過程中會出現一兩個故障。你將有機會看到任何錯誤并及早糾正。另外，演出前一周你會睡得更好。
2。早期鳥類
這是在你下次的貿易展上省錢的最簡單的方法。這些早期鳥類的存在是有原因的-展示承包商希望你盡早完成它們，因為他們提前掌握的信息越多，他們就可以為演出做好準備。然而，許多參展商仍然推遲了這一任務。雖然填寫這些表格可能是一項痛苦的工作，但關鍵是要在提前的截止日期前把這些表格交上來。如果你沒有所需的全部信息，或者某些信息可能會發生變化，那沒關系。你可以以后再改正。提前寄出這些表格，你可以省下幾百甚至幾千美元。
3。預裝和檢查您的展品
雖然你可能不喜歡在自己的商店里組裝兩次展臺，然后再在貿易展覽廳組裝一次的想法，但這個貿易展覽規劃步驟是一個很好的成本削減措施。當你知道如何在展會上設置展位，你將節省時間，防止任何令人討厭的驚喜。任何一個貿易展的老手都知道，任何時候在展會上出現問題，修復都是非常昂貴的，而且沒有廉價的解決方案。無論是通宵制作的圖像還是周末購買的備件，一切都將變得更加昂貴和緊張。在你把你的展臺運到展會之前，確保一切正常。在展會開幕當天，你的展位只進行了部分組裝，這和根本沒有到達展位一樣糟糕。
4。預付倉庫與直接展示
有兩種主要的方式可以把你的展位運送到展會上。一個叫提前倉庫，另一個叫直接展示。雖然直接顯示運費似乎更便宜，但運送到提前倉庫實際上可以節省您的錢。當你把你的展臺運到預付款倉庫時——有時提前幾個月——當你離展會越來越近的時候，你就不用那么擔心了。當演出日期越來越近時，預展倉庫里的所有東西都會直接送到會場。假設你要參加周一到周三的演出。然后，該節目的設置將在周五、周六和周日進行。如果你把你的攤位運到高級倉庫，你可以保證在星期五早上，你可以和你的船員一起組裝你的攤位。但是，如果你直接把它運到展會上，你可能會遇到延誤，而且當你不知道你的展位何時到達時，很難預測和安排你的勞動力。在大多數情況下，你的貨運司機坐在編組區等待卸貨，這意味著你要為等待時間買單。
5。預支倉庫掛標牌
如果你有一個懸掛的標志，把它運到提前倉庫（即使你沒有把你的攤位運到那里）。在沒有人的情況下，他們會更容易在你指定的展位上方掛上這個標志。但最重要的是，他們不太可能對你的標志和展位本身造成損害。
6。避免特殊手續費
從拖車到展廳的展位越容易，您在運貨賬單上看到的特別手續費就越少。避免把東西疊在一起或捆在一起。松散的成分加起來。他們需要更多的勞動力和努力，而演出承包商將收回你的賬單上的時間和努力，有時會加倍或三倍出乎意料。如果你真的要收取特別手續費，一定要去找演出承包商，問他們為什么要加這些費用。然后你就可以知道下次該避免什么了。對你來說，這也許并不總是有意義的，但這與邏輯無關。是為了省錢。
7。投資鉛回收軟件
租賃、購買或租賃lead retrieval軟件取決于您的演出日程和lead management的成熟程度。一些參展商只對收集最基本的信息感興趣：客戶名稱、聯系方式、展會和日期。其他人有一個完整的問題清單，他們想得到答案，需要的能力，電子郵件文學或后續直接從節目。其他人對他們的CRM軟件以及如何上傳和管理有特定的要求。如果你想收集你的潛在客戶的詳細信息，潛在客戶檢索軟件是一個很好的方法，可以節省時間、金錢和頭痛的時候，在展會上進行潛在客戶檢索，并提供更好的展會后跟進。但是，請選擇對您的情況最有意義的潛在客戶檢索包。不要多付你所需要的錢不要買得比你需要的少，不管是為了一場演出還是為了你的整個演出日程。從長遠來看，更便宜的軟件實際上可能更貴。
8。清潔用品
清潔費是所有展會上最瘋狂的收費之一。每天早上只要有人給你的展品吸塵就要花幾百美元。另一方面，你可以買一個99美元的真空吸塵器，它可以放在你的箱子里，和你的攤位一起運送，還有其他必要的清潔用品。和你的展覽人員玩個游戲。如果每個人都投入到每天的清潔工作中去，你不用支付吸塵器服務費省下的錢就可以用在演出后的餐點上了。
9。在秀場買顯示器
這是一個很好的節約成本的主意。你可能需要一個顯示器在你的攤位上，隨著平板電視的價格在過去幾年暴跌，你可以得到一個不錯的一個從300美元到600美元取決于大小。與其花錢把顯示器運到展會上，不如直接在展會城市購買——無論您是在拉斯維加斯、芝加哥還是奧蘭多演出。然后，為了節省運回顯示器的費用，可以將顯示器作為贈品，以鼓勵更多的展位流量和收集更多的線索。誰不想贏得平板電視？
10。因特網
仔細想想你是否真的需要在你的展位上連接到互聯網。它會以任何方式推進你的貿易展覽營銷計劃嗎？還是分心？展會現場的互聯網收費可能非常高，而且連接往往不可靠，這使得它無論如何都是一項浪費的投資。如果您正在使用線索檢索或移動訂單編寫軟件，請考慮具有脫機訪問權限的解決方案。
11。分享廣告
這可能不適用于所有人，但可以節省大量成本。如果您有戰略行業合作伙伴，他們在同一個展會上參展，擁有相似的客戶，但不是直接競爭對手，請探索與他們在展會廣告和聯合主辦活動上合作的機會。將這些成本一分為二，可以讓你在節省資金的同時產生巨大的營銷和網絡影響。與普通客戶分開吧臺和用餐有很長的路要走，不會對您的銷售過程產生任何重大影響。
12。租房子
如果你帶著一個大約六個人或更多的人參加一個展覽，那么在會議中心附近租一所房子可能會比單獨支付酒店房間更經濟。它還提供了更多的靈活性。我知道有很多參展商在展會期間把他們租的房子用作社交活動和派對的場地。有什么關于降低成本的建議嗎？請在評論中告訴我們。別忘了查看第1部分，了解更多關于如何在展會展位設計上省錢的信息，以該系列的最后一篇文章，第3部分，其中包括展會期間和之后的成本削減技巧！
